Sebelumnya telah di jelaskan mengenai pembuatan SOP Teknik 1, sekarang kita melanjutkan lagi penjelasan dari sebelumnya. Simak postingan ini ya
Peran SOP
- Pedoman Kebijakan
- Pedoman Kegiatan
- Pedoman Birokrasi
- Pedoman Administrasi
- Pedoman Evaluasi
- Pedoman Integrasi
Tujuan SOP
- Memberikan arahan kepada karyawan dan atau pimpinan untuk dapat mengerjakan tugasnya dengan baik, sehingga pekerjaan menjadi lebih mudah, cepat, dan dapat di ukur keberhasilannya
- Memberikan arahan kepada pimpinan untuk dapat melakukan pengawasan kepada para karyawan saat mereka melakukan tugas-tugasnya, sehingga pimpinan dapat memberikan penilaian dan sekaligus pengarahan untuk pencapaian kualitas hasil pekerjaan
Isi SOP secara umum adalah:
- Pengesahan SOP; biasanya secara tegas memuat penandatangan dari SOP yang menyatakan SOP secara sah di sahkan penggunaannya
- Data tentang SOP; biasanya berisikan judul, kode, tujuan, dasar hukum, pengertian-pengertian, dan referensi
- Isi SOP berupa prosedure – prosedure sesuai dengan judul SOP
UNSUR UNSUR SOP:
- TUJUAN YANG JELAS
- KEBIJAKAN YANG TEPAT
- PETUNJUK OPERASIONAL
- PIHAK YANG TERLIBAT
- FORMULIR
- INPUT
- PROCESS
- OUTPUT/ LAPORAN/REPORT
- VALIDASI
Tim Penyusun SOP
Agar SOP memuat hal-hal penting secara tepat, akurat, dan sesuai kebutuhan perusahaan, maka perusahaan hendaknya membentuk suatu tim yang di sebut Tim Penyusun SOP.
Tim Penyusun SOP yang lengkap biasanya terdiri dari:
- Manajemen
- Pegawai
- Ahli atau orang yang berpengalaman dalam penyusunan SOP
Kualifikasi Tim Penyusun SOP
Tim Penyusun SOP yang terdiri atas manajemen, karyawan, dan ahli hendaknya memiliki minimal kualifikasi sebagai berikut:
- Pengetahuan prosedur kerja, baik yang bersifat khusus divisi tertentu ataupun umum di luar suatu divisi
- Pengetahuan tentang visi dan misi, struktur organisasi, corporate culture, bidang usaha, jenis pelanggan, dan pengetahuan manajemen
- Kemampuan komunikasi, baik lisan dan tulisan yang sangat penting di butuhkan saat menguraikan dan menjelaskan suatu prosedur
- Kemampuan berpikir logis dan sistematis Sifat kreatif, semangat kerjasama, dan berwawasan luas
- Struktur Organisasi adalah bagan yang memuat urutan kedudukan/jabatan dan para personilnya, serta gambaran hubungan dari masing-masing kedudukan/jabatan sehingga dapat di ketahui tugas dan tanggung jawab para pemegang kedudukan/jabatan
Struktur Organisasi dan SOP
- Dengan mengetahui struktur organisasi perusahaaan, maka Tim Penyusun SOP dapat menyesuaikan dan menetapkan prosedur kerja secara proporsional sesuai dengan urutan kedudukan/jabatan yang ada
- Tim Penyusun SOP juga dapat memanfaatkan struktur organisasi sebagai alat untuk menetapkan pembagian tugas atau job description dari suatu jabatan, walaupun mungkin tidak harus di muat dalam SOP
Pelanggan sebagai Fokus Utama dalam SOP
- Pelanggan di definisikan sebagai semua orang yang secara tetap dan aktif menjadi pengguna produk dari perusahaan
- Perusahaan wajib menjaga hubungan dengan pelanggan dalam berbagai upaya karena pelanggan memberi keuntungan buat perusahaan
- Teknis atau cara menjaga hubungan dengan pelanggan hendaknya tercermin dalam isi SOP, terutama dalam prosedur kerja yang langsung berkaitan dengan pelanggan
- Intinya, isi SOP harus mencerminkan pentingnya kedudukan pelanggan dan upaya memberikan pelayanan yang terbaik buat pelanggan
dapatkan video training kami di Udemy https://www.udemy.com/course/mendesain-evaluasi-jabatan-dan-struktur-gaji-perusahaan/?referralCode=12696EB5433C5F3CEC1F