Teknik Pembuatan SOP - 2

Bale
Teknik Pembuatan SOP - 2

Teknik Pembuatan SOP - 2

13 April 2015

Peran SOP

  • Pedoman Kebijakan
  • Pedoman Kegiatan
  • Pedoman Birokrasi
  • Pedoman Administrasi
  • Pedoman Evaluasi
  • Pedoman Integrasi

Tujuan SOP

  • Memberikan arahan kepada karyawan dan atau pimpinan untuk dapat mengerjakan tugasnya dengan baik, sehingga pekerjaan menjadi lebih mudah, cepat, dan dapat diukur keberhasilannya
  • Memberikan arahan kepada pimpinan untuk dapat melakukan pengawasan kepada para karyawan saat mereka melakukan tugas-tugasnya, sehingga pimpinan dapat memberikan penilaian dan sekaligus pengarahan untuk pencapaian kualitas hasil pekerjaan

Isi SOP secara umum adalah:

  • Pengesahan SOP; biasanya secara tegas memuat penandatangan dari SOP yang menyatakan SOP secara sah disahkan penggunaannya
  • Data tentang SOP; biasanya berisikan judul, kode, tujuan, dasar      hukum, pengertian-pengertian, dan referensi
  • Isi SOP berupa prosedure – prosedure sesuai dengan judul SOP

UNSUR UNSUR SOP:

  • TUJUAN YANG JELAS
  • KEBIJAKAN YANG TEPAT
  • PETUNJUK OPERASIONAL
  • PIHAK YANG TERLIBAT
  • FORMULIR
  • INPUT
  • PROCESS
  • OUTPUT/ LAPORAN/REPORT
  • VALIDASI

Tim Penyusun SOP

Agar SOP memuat hal-hal penting secara tepat, akurat, dan sesuai kebutuhan perusahaan, maka perusahaan hendaknya membentuk suatu tim yang disebut Tim Penyusun SOP.

  • Tim Penyusun SOP yang lengkap biasanya terdiri dari:
    • Manajemen
    • Pegawai
  • Ahli atau orang yang berpengalaman dalam penyusunan SOP

Kualifikasi Tim Penyusun SOP

Tim Penyusun SOP yang terdiri atas manajemen, karyawan, dan ahli hendaknya memiliki minimal kualifikasi sebagai berikut:

  • Pengetahuan prosedur kerja, baik yang bersifat khusus divisi      tertentu ataupun umum di luar suatu divisi
  • Pengetahuan tentang visi dan misi, struktur organisasi, corporate culture, bidang usaha, jenis pelanggan, dan pengetahuan manajemen
  • Kemampuan komunikasi, baik lisan dan tulisan yang sangat penting dibutuhkan saat menguraikan dan menjelaskan suatu prosedur 
  • Kemampuan berpikir logis dan sistematis Sifat kreatif, semangat kerjasama, dan berwawasan luas
  • Struktur Organisasi adalah bagan yang memuat urutan      kedudukan/jabatan dan para personilnya, serta gambaran hubungan dari masing-masing kedudukan/jabatan sehingga dapat diketahui tugas dan tanggung jawab para pemegang kedudukan/jabatan

Struktur Organisasi dan SOP

  • Dengan mengetahui struktur organisasi perusahaaan, maka Tim Penyusun SOP dapat menyesuaikan dan menetapkan prosedur kerja secara proporsional sesuai dengan urutan kedudukan/jabatan yang ada
  • Tim Penyusun SOP juga dapat memanfaatkan struktur organisasi sebagai alat untuk menetapkan pembagian tugas atau job description dari suatu jabatan, walaupun mungkin tidak harus dimuat dalam SOP

Pelanggan sebagai Fokus Utama dalam SOP

  • Pelanggan didefinisikan sebagai semua orang yang secara tetap dan aktif menjadi pengguna produk dari perusahaan
  • Perusahaan wajib menjaga hubungan dengan pelanggan dalam berbagai upaya karena pelanggan memberi keuntungan buat perusahaan
  • Teknis atau cara menjaga hubungan dengan pelanggan hendaknya tercermin dalam isi SOP, terutama dalam prosedur kerja yang langsung berkaitan dengan pelanggan
  • Intinya, isi SOP harus mencerminkan pentingnya kedudukan pelanggan dan upaya memberikan pelayanan yang terbaik buat pelanggan

Bersambung…